职场新人如何组织好一场活动?

2020-08-04 17:00:00
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摘要:在职场上,除了办个事、写个文,组织个活动也是常有的活,但集体活动往往需要调动方方面面的资源,这就需要有较强的组织协调能力。能把活动办好,肯定能让领导刮目相看,而且能锻炼提升领导力。很多职场新人可能并没有这方面的经验,所以接到任务就慌神了,别着急,接下来就来看一看应该怎么做。


在职场上,除了办个事、写个文,组织个活动也是常有的活,但集体活动往往需要调动方方面面的资源,这就需要有较强的组织协调能力。能把活动办好,肯定能让领导刮目相看,而且能锻炼提升领导力。很多职场新人可能并没有这方面的经验,所以接到任务就慌神了,别着急,接下来就来看一看应该怎么做。

一、 详细了解领导的想法和要求

举办一个集体活动,领导肯定会有一些想法。活动开始筹备之前,一定要详细地跟领导进行 沟通 ,便于制定整个活动计划和安排好相关的环节。以团建活动为例,下面这些信息就非常重要,领导希望通过这个活动达到什么目的,在什么范围内开展,大概在什么时间举行等。

二、 综合相关信息确定初步日程

了解完领导的想法,就要进一步跟相关的部门、关键人物甚至外部单位进行沟通,就活动的大概流程场地的可能性、预算经费等关键方面进行商议,完善相关的 细节 ,通过这样的沟通把整个活动的安排再细化,确定初步的议程和活动方案。即便是最小型最简便的会议,也需要了解相关人员是否有空,如果需要另行安排那什么时候大家能到齐,会议室什么时间可以预订。

三、 内部既要分工又要信息共享

活动的筹备需要团队的配合才能完成,活动规模越大,需要参与筹备和服务的人员就越多。以大型会议为例,内部一般分成嘉宾组、文字组、后勤组等多个条线。筹备团队各条线首先要各司其职,但往往迁一发动全身,内部也一定要 信息共享 、相互配合。比如某重要嘉宾的行程有变,那可能对整个活动的方方面面都有影响

         四、关键和薄弱环节准备好预案。

任何一场活动都不可能做到万无一失,加上活动不到最后都存在很多不确定性,所以关键是重点环节和薄弱环节别出错。有时遇到的突发情况真可谓千奇百怪,越是重大的活动越要做极端的假设和应急预案,没发生是万幸,发生了也有备无患。

以上就是在组织活动的时候需要注意的几个方面,你记住了吗?


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