准备会场需要知道的几个细微要点,赶紧学起来!

2020-05-19 17:14:00
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摘要:相信准备过会场的职场人,一定都知道会场的准备过程任何一个细微的差错都会导致现场出现事故。因此准备会场是一个事无巨细,严谨认真的工作。所以今天我就跟大家分享一下准备会场需要知道的几个细微要点。

相信准备过会场的职场人,一定都知道会场的准备过程任何一个细微的差错都会导致现场出现事故。因此准备会场是一个事无巨细,严谨认真的工作。所以今天我就跟大家分享一下准备会场需要知道的几个细微要点。

首先,检查话筒是否正常。

这项工作包含两个方面:一个是将用来发言的话筒挨个检查一遍是否正常发声,这个过程中要注意千万不能仅仅检查给发言人准备的话筒。为了防止会议中途改变 计划,或者有其他人员突然要发言,工作人员一定要将所有话筒都检查一遍,以备不时之需。另一个就是准备一个没有线的话筒,当会议进行中有线的话筒发生故障的时候,就可以让其替补,保证会议的正常进行。

其次,检查会场的灯光是否正常。

在召开会议之前,工作人员都要检查一下会场内的灯光 情况。毕竟有些会场修建的年头久了,其内部的灯光使用的时间过长,难免会出现闪烁不止,不亮等等问题;而且会场的安全通道内的应急灯光更要检查一下,防止发生意外。如果不是现场会议,而是通过视频连接的会议,那么就需要提前检查视频的画质是否清晰,视频的声音是否正常。

最后,检查会议桌的标签是否齐全。

每次会议中都会有重要人员的桌签,这些桌签就是重要人员入场时落座的 标准。因此在会议之前,工作人员都要将桌签挨个检查一遍,一是查看数量是否足够,二是查看上面的名字是否正确。三是检查桌签的排序是否正确。这小小的桌签可是关乎对参加会议人员的尊重和重视程度。因此绝对不能出现差错。

此外,检查会议中使用的材料是否齐全。

在召开会议之前,工作人员都要将会议过程中所使用到的材料检查一遍。一是检查材料的页码和份数是否足够,二是检查材料拜访是否整齐,三是检查材料中是否夹杂着其他无用的材料。

这些细微之处都需要工作人员耐心的检查,才能够保证会议的正常进行。

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