如何顺利组织职场会议?这几点尤为关键!

2020-10-27 19:41:00
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摘要:在职场上,各种例会很常见。可是看似简单的例会,其实有很多细节需要注意。我们日常工作中,部门例会最为常见,其次是相对大型的公司例会。无论任何会议,无非是为了传达信息,其中对生产企业的生产经营做分析,确定公司发展计划等。

在职场上,各种例会很常见。可是看似简单的例会,其实有很多细节需要注意。我们日常工作中,部门例会最为常见,其次是相对大型的公司例会。无论任何会议,无非是为了传达信息,其中对生产企业的生产经营做分析,确定公司发展计划等。

组织一次例会并不像大家想象中的那么轻松。在组织的过程中,这几点需要格外注意:


一、确定例会人数。

作为例会的 组织者,首先需要知道有多少人参加。可以先把例会的信息传达给各部门的负责人,然后做好参会人员的统计。因为参会的过程中可能设计布置场地,打印文件等,只有确定人数之后,才能做好下一步工作。其次当例会结束后,对未参会的人员也需要进行统计,并备注未能参会的原因。


二、场地的安排。

例会的场地需要提前确定。比如组织公司部门内部例会的时候,可能出现会议室被其他部门占用的情况。所以作为部门例会组织者,首先要确定这次例会的会议室不被占用。当会议室确定了之后,需要对会议室进行一次布置,比如卫生清洁、座椅位置的摆放,以及办公用品的调试等。

三、会议的议程规划。

一场成功的会议离不来详细合理的议程规划。因此在会议开展前,需要制定一份内容详细,科学规范的会议计划。比如会议的主题是什么,确定了主题之后,再展开一系列的详细议程。

如果是企业大型会议的话,还涉及领导发言,需要准备演讲稿等。相对小型的会议,可以不必准备这些,只需要把每个 流程安排好就可以。


四、会议结束的后续工作。

会议结束之后,作为 会议的组织者还有一些事情需要交接。比如会场使用之后,需要与会产管理者进行对接。其次会议过程中使用的办公用品也要进行回收。如果会议内容需要记录的话,还要整理会议的内容,并分发给各具体负责人。

总之,在公司组织一场会议并不是件小事,其中有很多需要注意的细节。只有注意这些细节,会议才能顺利举行。

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