如何顺利开展网络会议

2020-04-26 17:42:00
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摘要:因为疫情影响,很多企业在家办公,有的企业虽然复工了,但是也不能长期聚集,所以目前的会议形式大部分还是以网络视频会议为主。以前没有疫情时,偶尔开个网络视频会议还是很正常的。但是全部都采取这种形式就不一样了。

因为疫情影响,很多企业在家办公,有的企业虽然复工了,但是也不能长期聚集,所以目前的会议形式大部分还是以网络视频会议为主。以前没有疫情时,偶尔开个网络视频会议还是很正常的。但是全部都采取这种形式就不一样了。

全部采取远程在家办公的企业,有很多跟以往一样是正常的会议需要开展,但更多的是因为疫情影响, 业务人员不能出去跑业务,工程人员不能出去给客户实施,但是也不能大家都等着,毕竟企业还是需要给大家发工资的。于是企业都想到了秣马厉兵,蓄势待发,开始了各种各样的远程培训。

但是组织培训的部门往往是各部门领导或者支持人员,购买网络会议的服务的是公司IT或者采购部门。以往偶尔开一次 远程会议还是很顺利的,因为开的人少,现在全公司都采取了这种形式,麻烦就出现了。因为网络会议对接入端口人数都是有限制的,并且也是根据公司的采购费用,人数限制不同。

所以组织会议之前,一定要跟购买会议服务的部门沟通,公司最多能一次性接入多少人。如果组织大型的培训交流会,确认好这个还不够,因为各部门,各分支都在使用会议系统,平时使用办公室会议室,咱们会看一下会议室有没有人,或者有没有被预约。使用网络会议,这点很容易被忽略,因为大家自己看不到,所以一定要跟公司内部确认有没有冲突的情况。

实在不行也可以采取错开会议高峰期开,比如快下班的时候,或者使用周末的时间。否则等到会议开始时,大家登不上会议系统,就尴尬了。

另外重要的会议,比如邀请了外部客户参加的,除了确认会议限制人数、内部有没有会议冲突,还要注意如下事项:

1、  最好有备选的会议室方案,因为网路会议不像在现实的办公室中,被占用了别人就进不来了,网络会议大家都看不见,极有可能就被别人挤出去了。就算通知了公司内部,也难保供应商的总接入数不超量,毕竟现在是疫情期间,大家都在开会;

2、  开会之前联系好IT 人员,准备好随时支持。万一过程中出现网络状况,不用到处联系IT人员;

3、  会议资料提前发给参会人员,如果网络会议中出现PPT无法演示情况,还可以让大家线下手工同步演讲。

以上就是我今天要介绍的 网络会议技巧,希望能帮助大家顺利开展工作。

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